Toimintaohjeet

Synopin ohjesäännöt (hyväksytty kevätkokouksessa 4.6.2020)

1. ENSIMMÄINEN KOKOUS: JÄRJESTÄYTYMISKOKOUS

Ensimmäinen kokous voidaan pitää jo ennen vuodenvaihdetta. Tällöin on kuitenkin muistettava, että Synopia koskevista asioista ei voi tehdä päätöksiä ennen hallituskauden alkamista tai päätökset on vahvistettava hallituskauden alettua. Sen sijaan hallitus voi jo tässä vaiheessa päättää eri virkojen jaosta. Lisätietoa viroista löytyy luvusta 6.

2. SYNOPIN HALLITUKSEN KEVÄT

2.1 Kevään ensimmäinen kokous

Kevään ensimmäisessä kokouksessa tulee siirtää rahastonhoitajan tilinkäyttöoikeudet sekä käteiskassanhoitajan käteiskassastamaksuoikeus edellisen vuoden virkailijoilta uusille virkailijoille. Tämä tulee lukea pöytäkirjassa muodossa: ”Tilinkäyttöoikeus poistetaan N.N.:ltä ja myönnetään N.N.:lle.” Kokouksessa sovitaan kevätkokouksen ajankohta, mieluiten helmikuun alkupuolelle, fuksikahvien aika, paikka, ohjelma ja tarjoilu sekä päätetään, keille myönnetään Synopin käyttäjätunnukset.

2.2. Muutosilmoitus yhdistysrekisteriin

Patentti- ja rekisterihallitukseen on ilmoitettava yhdistyksen nimenkirjoittajien muutos heti toimintakauden alussa.

2.3. Kevätkokous ja sitä edeltävä hallituksen kokous

Ennen kevätkokousta tulee järjestää kokous, jossa hyväksytään edellisen vuoden toimintakertomus ja tilinpäätös hallituksen esityksiksi kevätkokousta varten. Tässä vaiheessa tulisi olla valmiina myös tilintarkastuskertomus. Hallituksen puheenjohtaja huolehtii, että kevätkokous kutsutaan koolle sääntöjen mukaisesti eli kokouskutsussa on mainittava tilinpäätös sekä tili- ja vastuuvapauden myöntäminen. Kokouksessa hyväksytään toimintakertomus, esitetään tilintarkastuskertomus, hyväksytään tilinpäätös sekä myönnetään tili- ja vastuuvapaus uudelle hallitukselle.

2.4. HYY:n toiminta-avustushakemus

Alkukeväällä hallituksen tulee huolehtia, että HYY:n toiminta-avustushakemus toimitetaan kaikkien liitteiden kanssa määräaikaan mennessä HYY:lle

2.5. Kevään toiminta

Kevään toiminnan suunnittelu kannattaa aloittaa hyvissä ajoin. Kevään ohjelmaan kuuluvat perinteisesti laskiaismäki, liikuntatapahtuma, saunailta, excursiot ja opintomatkat, kulttuuritilaisuuksissa käynti, vappusääveikkaus, vappuna Mantan lakituksen seuraaminen ja kevätkauden päättäjäiset.

2.6. Muita kevään asioita

Kesällä järjestettävän opinto- ja virkistysmatkan suunnittelu aloitetaan hyvissä ajoin. Keväällä Synopin hallituksen tulee hankkia ainakin yksi Synopin toiminnassa mukana oleva meteorologian opiskelija fysikaalisten tieteiden tutoriksi sekä tarkistaa HYY:n opiskelijakalenterin suomen- ja ruotsinkielinen järjestöesittelyteksti. Viimeisessä kevään kokouksessa voidaan vielä sopia kesän toiminnasta, esimerkiksi ulkoilutapahtumista.

3. SYNOPIN HALLITUKSEN SYKSY

3.1. Syksyn ensimmäinen kokous

Syksyn ensimmäisessä kokouksessa vaihdetaan kesän kuulumiset ja aletaan miettiä syksyn ohjelmaa. Syyskokouksen ajankohdasta ja paikasta kannattaa päättää jo hyvissä ajoin ennen vuoden loppua. Syyskokoukselle sopivin ajankohta lienee marraskuussa.

3.2. Syyskokous ja sitä edeltävä hallituksen kokous

Syyskokousta edeltävässä hallituksen kokouksessa hyväksytään toimintasuunnitelma ja talousarvio hallituksen esityksiksi syyskokousta varten. Jälleen puheenjohtajan tehtävänä on huolehtia, että syyskokous on laillisesti koolle kutsuttu, eli kokouskutsussa on mainittu hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten valinta, toimintasuunnitelman ja talousarvion hyväksyminen, tilintarkastajien ja heidän varahenkilöidensä valinta sekä jäsenmaksusta päättäminen. Ennen syyskokousta voi selvittää, ketkä ovat kiinnostuneita seuraavaksi vuodeksi inspehtorin virasta, toiminnantarkastajan tehtävistä, seuraavan hallituksen jäsenyydestä tai puheenjohtajuudesta.

3.3. Syksyn toiminta

Uusia jäseniä rekrytoidaan esittelemällä järjestön toimintaa lukukauden alkupuolen opiskelijatapahtumissa, kuten avajaiskarnevaaleissa ja uusien illoissa. Syksyn toimintaan kuuluvat fuksien ja vanhempien opiskelijoiden tapaaminen, fuksisuunnistus ja saunailta, liikuntatapahtumat, excursiot, opintomatkat sekä pikkujoulut.

3.4. Muita syksyn asioita

Synopin hallitus huolehtii mahdollisten avustushakemusten laadinnasta yliopistolle ja muille tahoille. Uusille dynaamisen meteorologian opiskelijoille tilataan tarvittaessa yhteistilauksena James R. Holtonin kirja ”An Introduction to Dynamic meteorology”. Rahat kannattaa kerätä etukäteen sitovan tilauksen yhteydessä. Tutor pitää huolta, että fuksit tiedustelevat sponsoreita ja tekevät haalaritilauksen.

4. YLEISTÄ SYNOPIN TOIMINNASTA

4.1. Hallituksen kokoukset

Synopin hallituksen kokouksia voi järjestää niin paljon ja niin usein kuin hallitus katsoo tarpeelliseksi, yleensä kerran kuussa lukukausien aikana.

4.2. Tiedotustoiminta

Kaikesta toiminnasta ilmoitetaan sekä ilmoitustaululla että sähköpostilistalla. Synopin uutisryhmä toimii vapaamuotoisena keskustelukanavana. Myös yhdistyksen www-sivuilla tiedotetaan ajankohtaisista asioista.
Synopin Sanomat pyritään julkaisemaan viiden (5) vuoden välein Synop ry:n vuosijuhlaviikolla tai kysynnän mukaan useamminkin. Lehteä voidaan myydä yliopiston lisäksi alan yrityksissä, jotta se tavoittaisi myös vanhemman jäsenistön.

4.3. Ruusu valmistuneille

Synopin hallitus ojentaa ruusun filosofian maisterin tutkinnon suorittaneille Synopin toiminnassa aktiivisesti mukana olleille opiskelijoille vuosijuhlaviikolla.

4.4. Yhteydet ulkomaailmaan

4.4.1. Yhteydet toisiin ainejärjestöihin

Synop pitää aktiivisesti yhteyttä matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan muihin ainejärjestöihin, erityisesti Helsingin yliopiston matemaattis-luonnontieteellisten opiskelijajärjestöjen yhteistyöjärjestö Matlu ry:hyn ja fysiikan opiskelijoiden ainejärjestöön Resonanssi ry:hyn. Lisäksi toimitaan mukana Kumpulan kampusalueen yhteisiin tiloihin ja tapahtumiin liittyvissä asioissa.

4.4.2. Uusien opiskelijoiden rekrytointi

Abiturienteille välitetään tietoa meteorologian opiskelusta käymällä lukioissa ja messuilla sekä jakamalla Synopin abiesitettä innostuksen mukaan.

4.4.3. Työnvälitys

Synop toimii yhteistyössä meteorologian alan yritysten ja työnantajien kanssa välittäen alaan liittyviä työpaikkoja.

4.4.4. Luonnon-, ympäristö- ja metsätieteilijöiden liitto LOIMU

Luonnon-, ympäristö- ja metsätieteilijöiden liitto LOIMU ry:hyn, ja varsinkin sen opiskelijaryhmään pidetään hyvät välit.

4.5. Synopin kerhot

4.5.1. Fortran-kerho

Kerho järjestää Tieteellinen laskenta II -kurssin ja mahdollisesti muiden ohjelmointikurssien laskupiirejä, joiden tarkoituksena on auttaa ja edistää Synopin jäsenten ohjelmointi- ja yhteistyötaitoja.

4.5.2. Saunojat of Synop SoS

Kerhon pääasiallisena tehtävänä on järjestää lämpimässä hengessä säännöllisiä saunailtoja Synop ry:n jäsenille sekä tutustuttaa ulkomailta saapuneita opiskelijoita suomalaiseen saunakulttuuriin. Saunaillat pyritään järjestämään vaihtelevissa paikoissa.

5. ESITYSLISTOJA

5.1. Kevätkokous

Kokouksen avaus

Kokousvirkailijoiden valinta (puheenjohtaja, sihteeri, 2 ääntenlaskijaa, 2 pöytäkirjan tarkastajaa)

Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Esityslistan hyväksyminen

Ilmoitusasiat

Toimintakertomuksen hyväksyminen

Tilinpäätöksen esittäminen

Tilintarkastuskertomuksen esittäminen sekä tili- ja vastuuvapaudesta päättäminen

Muut esille tulevat asiat

Kokouksen päättäminen

5.2. Syyskokous

Kokouksen avaus

Kokousvirkailijoiden valinta

Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Esityslistan hyväksyminen

Ilmoitusasiat

Toimintasuunnitelman hyväksyminen

Talousarvion hyväksyminen ja jäsenmaksusta päättäminen

Puheenjohtajan valinta

Hallituksen jäsenten valinta

Kahden toiminnantarkastajan ja henkilökohtaisten varahenkilöiden valinta

Inspehtorin valinta

Muut esille tulevat asiat

Kokouksen päättäminen

5.3. Hallituksen kokous

Kokouksen avaus

Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Esityslistan hyväksyminen

Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastus

Ilmoitusasiat

Käsiteltävät päätösasiat

Muut esille tulevat asiat

Hallituksen seuraavasta kokouksesta päättäminen

Kokouksen päättäminen

6. VASTUUHENKILÖT

6.1. Hallituksen jäsenistä

6.1.1. Hallituksen jäsenet

– Puheenjohtaja
– Varapuheenjohtaja
– Taloudenhoitaja
– Sihteeri

6.1.2. Vastaavat, joiden olisi toivottavaa olla hallituksen jäsen

– Opintovastaava
– Fuksivastaava
– Kansainvälisyysvastaava
– Tiedottaja
– Www-vastaava
– Liikunta- ja vapaa-aikavastaava
– Kulttuurivastaava
– MatLu-vastaava

6.1.3. Vastaavat, joiden ei tarvitse olla hallituksen jäsen

– Ammattiliitto- ja työelämävastaava
– Emäntä

6.1.4. Vastaavat, jotka eivät saa olla hallituksen jäseniä

–  tilintarkastajat
– toiminnantarkastajat

6.2. Vastaavien tehtävät

6.2.1. Puheenjohtaja

– oikeus kutsua hallituksen kokous koolle
– johtaa hallituksen kokouksia
– tekee kokousten esityslistat
– valvoo, että yhdistyslakia ja yhdistyksen sääntöjä noudatetaan
– valvoo, että hallituksen jäsenet hoitavat tehtävänsä
– toimii järjestön pr-henkilönä
– laatii toimintakertomuksen ja -suunnitelman yhdessä varapuheenjohtajan kanssa
– hoitaa uuden hallituksen nimenkirjoittajien rekisteröinnin Patentti- ja rekisterihallitukselle (PRH) alkuvuodesta

6.2.2. Varapuheenjohtaja

– hoitaa puheenjohtajan tehtäviä tämän ollessa estynyt
– valvoo, että asiat tulee hoidettua
– laatii toimintakertomuksen ja -suunnitelman yhdessä puheenjohtajan kanssa

6.2.3. Taloudenhoitaja

– hoitaa yhdistyksen tilejä
– maksaa yhdistyksen laskut
– hoitaa kirjanpitoa
– seuraa rahatilanteen kehittymistä
– huolehtii, että hallitus tekee päätökset käteiskassastamaksuoikeuden ylittävistä menoista
– tekee talousarvion tulevalle toimintakaudelle
– tekee tilinpäätöksen toimintakauden päätyttyä
– hoitaa käteiskassaa

6.2.4. Sihteeri

– kirjoittaa hallituksen kokousten pöytäkirjat
– ylläpitää jäsenrekisteriä, jossa tiedot jäsenten sähköpostiosoitteesta ja kotipaikkakunnasta
– käsittelee tulevan postin ja toimittaa sen hallituksen jäsenille
– lukee yhdistyksen sähköpostit

6.2.5. Opintovastaava

– käsittelee ja toimittaa kurssipalautteen eteenpäin
– järjestää syksyllä ja keväällä kyselyn seuraavalle lukuvuodelle toivotuista kursseista ja esittää tulokset opintoneuvojalle
– toimii opintojen kehittämistoimikunnassa
– päivittää abiesitteen ja nettisivujen tietoja uusille opiskelijoille yhdessä fuksivastaavan kanssa
– vastaa avautuvien opiskelijaedustajapaikkojen tiedotuksesta

6.2.6. Fuksivastaava

– vastaa tuutorien ja tulevien fuksivastaavien rekrytoinnista
– toimii meteorologian fuksien tukena ja turvana
– organisoi fuksisuunnistuksen ja -saunan
– päivittää abiesitteen ja nettisivujen tietoja uusille opiskelijoille yhdessä opintovastaavan kanssa

6.2.7. Kansainvälisyysvastaava

– välittää tietoa ulkomailla opiskelusta
– toimii yhteyshenkilönä kansainvälisissä suhteissa, konferensseissa ja excursioissa

6.2.8. Tiedottaja

– tiedottaa Synopin toiminnasta sähköpostilistalle ja ilmoitustaululle
– ylläpitää Synopin sähköpostilistaa
– huolehtii ilmoitustaulun pitämisestä ajan tasalla

6.2.9. WWW-vastaava

– ylläpitää ja päivittää Synopin www-sivuja
– vastaa sivujen rakenteen kehittymisestä
– huolehtii, että linkit toimivat

6.2.10. Liikunta- ja vapaa-aikavastaava

-järjestää liikuntatapahtumia ja excursioita

6.2.11. Kulttuurivastaava

– järjestää teatteri-, elokuva-, konsertti- ja näyttelykäyntejä
– hankkii liput kulttuuritilaisuuksiin
– toimii organisaattorina Synopin Suuren kirjan päivityksissä

6.2.12. MatLu-vastaava

– osallistuu MatLun hallituksen kokouksiin
– ylläpitää suhteita muihin matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan ainejärjestöihin

6.2.13. Emäntä

– hoitaa tarjoilun kokouksissa ja muissa tilaisuuksissa
– toimii Physicumin opiskelijahuonevastaavana
– toimii kalustonhoitajana

12.8.2020 Jenna Salminen